AI仕事術
ChatGPTやClaudeなどのAIは、メールや文章をゼロから考える時間を減らすのに非常に便利です。
取引先へのメール、問い合わせ返信、社内連絡、文章の修正など、仕事では毎日のように文章を書く場面があります。
文章の目的を伝える
↓
AIが下書きを作る
↓
人が内容を確認
↓
必要な部分を修正
↓
完成このページでは、AI初心者でもすぐに使えるメール・文章作成の基本と、実際に使えるプロンプトを紹介します。
AIで文章作成を効率化する基本
AIを文章作成に使うときは、AIに完成品を丸投げするというより、最初の下書きを作ってもらうイメージがおすすめです。
従来
内容を考える
↓
文章を書く
↓
言葉を整える
↓
確認する
AIを使う
目的を伝える
↓
AIが下書き
↓
人が確認
↓
必要部分だけ修正
POINT
AIに最初の文章を作ってもらうだけでも、「何もない状態から書き始める時間」を大きく減らせます。
まずは目的を伝える
たとえばAIに、
メールを作ってとだけ伝えても、AIには何のメールなのか分かりません。
そこで、目的を追加します。
取引先へ送る、
打ち合わせのお礼メールを作ってください。さらに条件を加えると、より使いやすくなります。
取引先へ送る、
打ち合わせのお礼メールを作ってください。
条件:
・300文字以内
・丁寧
・硬すぎない
・今後も相談したいことを伝えるメール作成の基本プロンプト
まずは、次のテンプレートを覚えておけば多くのメールに使えます。
次の条件でメールを作成してください。
相手:
［相手］
目的:
［メールを送る目的］
伝えたいこと:
［内容］
条件:
・丁寧
・簡潔
・硬すぎない
・300文字程度
出力:
件名
本文［相手］や［目的］だけ差し替えれば、何度も再利用できます。
お礼メールを作る
取引先へ送るお礼メールを作成してください。
目的:
本日の打ち合わせのお礼
伝えたいこと:
・時間をいただいたことへの感謝
・提案内容を社内で検討する
・改めて連絡する
条件:
・丁寧
・硬すぎない
・300文字以内
出力:
件名
本文問い合わせへの返信を作る
問い合わせ対応も、AIと相性の良い作業です。
次の問い合わせに対する返信文を作成してください。
問い合わせ:
［問い合わせ内容］
回答内容:
［伝える内容］
条件:
・丁寧
・分かりやすい
・結論を先に伝える
・必要以上に長くしない実際の回答内容を自分で指定し、文章化だけをAIに任せる方法です。
POINT
正しい回答そのものをAIに考えさせるのではなく、「伝える内容は人が決め、文章化をAIに任せる」と安全に使いやすくなります。
断りのメールを作る
言い回しが難しい文章も、AIに相談できます。
取引先からの依頼を丁寧に断るメールを作成してください。
理由:
現在のスケジュールでは対応が難しい
条件:
・相手を否定しない
・感謝を伝える
・冷たい印象にしない
・今後の関係を悪くしない文章を自然に修正する
自分で文章を書いたあと、AIに整えてもらう方法も便利です。
次の文章を自然な日本語に修正してください。
条件:
・意味は変えない
・丁寧
・読みやすくする
・冗長な表現を減らす
・元の雰囲気は残す
文章:
［ここに文章］特に「内容は決まっているけれど、文章がうまくまとまらない」というときに使いやすい方法です。
文章を短くする
文章が長くなりすぎた場合もAIに修正を頼めます。
次の文章を、
意味を変えずに半分程度の長さにしてください。
残すもの:
・重要な情報
・結論
・必要な数字
削ってよいもの:
・重複表現
・回りくどい説明
文章:
［ここに文章］文章のトーンを変える
同じ内容でも、相手によって文章の雰囲気を変える必要があります。
AIにはトーンの変更も依頼できます。
次の文章を、
もう少しカジュアルな表現にしてください。
条件:
・失礼にならない
・ビジネス用途
・LINEで送っても不自然ではない
文章:
［ここに文章］ほかにも、
- より丁寧に
- 少し柔らかく
- 営業感を弱く
- 初心者向けに
- 専門的に
- 簡潔に
などの指示が使えます。
相手に合わせて文章を変える
文章を作るときは、「誰に送るのか」をAIへ伝えると結果が変わります。
同じ内容を、次の3パターンで作ってください。
1. 取引先向け
2. 社内の上司向け
3. 仲の良い同僚向け
内容:
明日の打ち合わせを
15時から16時へ変更したい相手によって文章を考え直す時間も減らせます。
箇条書きから文章を作る
最初から文章を書く必要はありません。
伝えたいことだけ箇条書きでAIへ渡す方法もあります。
次の箇条書きを、
取引先へ送る自然なメールにしてください。
・資料を送ってくれてありがとう
・内容を確認した
・2点確認したい
・明日までに質問をまとめて送る
・引き続きよろしくお願いします
条件:
・丁寧
・300文字以内
TRY IT
次に送る予定のメールを文章で考えず、まず伝えたいことを3〜5個の箇条書きにしてAIへ渡してみましょう。
長い文章を要約してから返信する
長いメールを受け取ったときは、まず内容を整理してから返信文を作ることもできます。
次のメールを整理してください。
出力:
1. 相手が伝えたいこと
2. 相手から求められていること
3. 返信で答える必要があること
メール:
［ここに文章］内容を確認したあと、
この内容に対する返信文を作ってください。
回答:
1について: ○○
2について: ○○
3について: ○○と続ければ、整理から返信作成までAIと一緒に進められます。
AIに文章をチェックしてもらう
自分で完成させた文章の最終チェックにも使えます。
次のメールをチェックしてください。
確認する項目:
・誤字脱字
・不自然な日本語
・失礼な表現
・分かりにくい部分
・内容の重複
問題がある部分だけ指摘してください。
まだ文章を書き換えないでください。
メール:
［ここに文章］最初から書き換えさせず、「まず問題点だけ確認する」という使い方もできます。
AIが作った文章をそのまま送らない
AIが自然な文章を作っても、内容が正しいとは限りません。
特に次の項目は必ず確認しましょう。
- 相手の名前
- 会社名
- 日付
- 金額
- 納期
- URL
- 商品名
- 契約内容
WARNING
AIが作った文章は必ず人が最終確認してください。特に金額・日付・契約条件など、間違えると問題になる情報は元データと照合しましょう。
個人情報・機密情報にも注意
実際のメールをAIへ貼り付ける場合は、入力してよい情報か確認する必要があります。
- 顧客の個人情報
- メールアドレス
- 電話番号
- 住所
- 契約情報
- 社外秘情報
- パスワードやAPIキー
必要であれば固有名詞を「A社」「担当者A」などに置き換えてからAIへ渡す方法もあります。
よく使う文章はテンプレート化する
毎回似たメールを書くのであれば、プロンプト自体をテンプレートとして保存しておきましょう。
毎回ゼロから入力
↓
時間がかかる
テンプレート化
基本プロンプトを保存
↓
相手・目的だけ変更
↓
AIが文章作成
↓
確認
↓
送信たとえば、
- 問い合わせ返信
- 見積書送付
- 打ち合わせ後のお礼
- 日程調整
- 入金確認
- 催促
- 営業メール
などはテンプレート化しやすい仕事です。
AIに自分の文章の特徴を伝える
AIが作る文章をもっと自分らしくしたい場合は、文章の好みを条件として伝えます。
今後この文章を修正するときは、
次のルールを守ってください。
・丁寧だが硬すぎない
・回りくどい敬語を減らす
・1文を長くしすぎない
・営業感を強くしない
・相手が返信しやすい文章にするさらに、自分が過去に書いた文章を例として見せる方法もあります。
以下は私が普段使っている文章です。
この文章の雰囲気を分析して、
今後同じトーンで文章を作ってください。
例:
［自分の文章］1回で完成させなくていい
AIが作った最初の文章が完璧でなくても問題ありません。
AIが下書き
↓
「もっと短く」
↓
「少し柔らかく」
↓
「この部分を強調して」
↓
完成会話しながら少しずつ修正していけばOKです。
文章作成でよく使う追加指示
もう少し短くしてください。
丁寧さは残して、
少し柔らかくしてください。
営業感を弱くしてください。
結論を最初にしてください。
専門用語を減らしてください。
相手が返信しやすい文章にしてください。
箇条書きを使って読みやすくしてください。
意味を変えずに自然な日本語へ修正してください。このような短い追加指示だけでも文章を簡単に改善できます。
メール作成をさらに効率化する流れ
① 伝えたいことを箇条書き
↓
② AIが文章化
↓
③ AIに文章チェック
↓
④ 人が事実確認
↓
⑤ 送信慣れてきたら、よく使うプロンプトを保存しておくことでさらに時間を短縮できます。
TRY IT
今日送る予定のメールを1通選び、まず「伝えたいこと」を3〜5個の箇条書きにしてChatGPTやClaudeへ渡してみましょう。
AIで文章を書くときの基本
メールや文章作成では、次の流れを覚えておけば十分です。
目的を伝える
+
相手を伝える
+
必要な情報を渡す
+
条件を指定する
↓
AIが下書き
↓
人が確認
↓
完成AIに文章を全部任せるのではなく、人が内容を決め、AIが文章化を手伝うという使い方から始めると安全で実用的です。
次に学ぶ
文章作成の次は、AIを使って情報収集・要約・整理を効率化する方法を学びます。
AI仕事術の基本
↓
メール・文章作成
↓
情報収集・要約
↓
企画・アイデア出し