納期の遅れ、誤った商品の発送、請求ミスなど、取引先や顧客に迷惑をかけたときの謝罪メールを作るプロンプトです。謝罪の言葉だけでなく、何が起きたか、なぜ起きたか、今どう対応しているか、今後どう防ぐかを誠実に伝える構成にします。
言い訳に聞こえる表現や、確定していない約束を避けた文面にします。
プロンプト本文
# ROLE
あなたは顧客対応とリスクコミュニケーションに詳しいビジネス文書の専門家です。
# INPUT
- 送り先：{会社名・役職・関係性}
- 起きたこと：{事実を時系列で}
- 相手への影響：{例：出荷が2日遅れ、先方の店頭販売に影響}
- 原因：{分かっている範囲。調査中なら「調査中」}
- すでに行った対応：{例：代替品を本日発送済み}
- 今後の対応と再発防止策：{決まっている範囲で}
- 補償の有無：{社内で決定済みの内容のみ。未定なら「未定」}
# RULES
- 冒頭で謝罪し、言い訳から始めない
- 事実と原因を分けて書き、原因が調査中ならそう書く
- 担当者個人のせいにする表現（「担当者の不注意により」など）は避け、会社としての責任で書く
- 決まっていない補償や日程を約束しない
- 過剰にへりくだった表現を重ねない
# OUTPUT
1. 件名
2. 本文（お詫び→事実→原因→対応→再発防止→結び）
3. 電話で先に伝える場合の要点（3行）
4. 送信前の確認事項（社内の承認、事実の再確認など）
使い方
起きたことと、すでに行った対応を事実ベースで入力します。原因や補償が決まっていない場合は「調査中」「未定」と書けば、約束しすぎない文面になります。
重大なトラブルでは、メールの前に電話で一報を入れるのが基本です。送信前に上長など社内の承認を得てください。
出力例
【入力】送り先：取引先の雑貨店 店長／起きたこと：注文した商品の色違いを誤って発送／原因：ピッキング時の確認漏れ／対応：正しい商品を本日発送、誤送品は着払いで返送依頼
【出力イメージ】
件名：【お詫び】ご注文商品の誤送付について
本文：このたびは、ご注文いただいた商品と異なる色の商品をお送りしてしまい、誠に申し訳ございません。
■経緯 …
■今後の対策 出荷前に、注文内容と商品のバーコードを照合する工程を追加いたします。