担当者の頭の中や走り書きのメモにしかない業務手順を、誰でも同じようにできる業務マニュアルにまとめるプロンプトです。手順を番号付きで整理し、判断が必要な箇所、よくあるミス、困ったときの問い合わせ先まで含めます。
手順に抜けがありそうな箇所を質問として洗い出すので、担当者へのヒアリングにも使えます。
プロンプト本文
次のメモから、業務マニュアルを作成してください。
■ 業務名：{例：月末の請求書発行}
■ マニュアルを読む人：{例：来月から担当する新人、ITに不慣れ}
■ 使うシステム・ツール：{例：販売管理システム、Excel、メール}
■ 作業メモ：
{手順の走り書き、チャットでのやり取り、口頭で聞いた内容などを貼り付け}
■ 構成
1. この業務の目的と、いつ・どれくらいの頻度で行うか
2. 事前に準備するもの・必要な権限
3. 手順（番号付き。1手順1操作。画面名やボタン名は「 」で示す）
4. 判断が必要な箇所（こういう場合はこうする）
5. よくあるミスと防ぎ方
6. 困ったときの問い合わせ先
■ ルール
- メモにない手順を推測で補わない。抜けていそうな箇所は【要確認】として質問を書く
- 専門用語や社内用語は、初出時に説明を添える
- スクリーンショットを入れるとよい箇所に【画像】と印を付ける
使い方
作業メモは、箇条書きや話し言葉のままで大丈夫です。読む人のレベルを書くと、説明の詳しさが調整されます。
【要確認】の箇所を担当者に確認し、【画像】の位置にスクリーンショットを入れれば完成です。Notionなどの社内Wikiに貼って運用すると更新しやすくなります。
出力例
【入力】業務：月末の請求書発行／読む人：来月からの新担当／メモ：「月末に販売管理から今月分出して、Excelで得意先ごとに確認、問題なければPDFにしてメール。締め後の追加は翌月回し」
【出力イメージ】
手順3. 「売上一覧」画面で期間を当月1日〜末日に指定し、「CSV出力」を押す【画像】
判断が必要な箇所：締め日後に追加の売上が見つかった場合 → 翌月分として扱う（例外がある場合は【要確認】）