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初級 ChatGPTClaude

異動・休暇前の引き継ぎ書を作成するプロンプト

担当業務の一覧と状況メモから、後任者が困らない引き継ぎ書(進行中案件・連絡先・注意点)を作ります。

プロンプト本文

# GOAL
後任者が、私に連絡しなくても業務を続けられる引き継ぎ書を作成してください。

# INPUT
- 私の役割:{部署・役職・担当範囲}
- 後任者:{例:同じ部署の2年目の社員、担当業務は初めて}
- 引き継ぎの期間:{例:2週間、最終日は10月31日}
- 担当業務のメモ:
{定常業務、進行中の案件、関係者、よく使う資料の場所などを箇条書き}

# RULES
- 「定常業務」と「進行中の案件」を分ける
- 進行中の案件は、現状・次にやること・期限・関係者を必ず書く
- 資料の場所は具体的なパスや名前で示す(パスワードそのものは書かない)
- メモから分からない点は【要確認】として、引き継ぎ期間中に確認すべきリストにまとめる

# OUTPUT
1. 引き継ぎの概要(担当範囲、引き継ぎ日程)
2. 定常業務一覧(表:業務/頻度/時期/手順書の場所/注意点)
3. 進行中の案件(表:案件/現状/次にやること/期限/関係者)
4. 関係者一覧(社内外の窓口と、その人に何を相談するか)
5. 暗黙のルール・注意点
6. 引き継ぎ期間中の確認リストと日程案

異動・退職・産休育休・長期休暇などの前に、後任者へ渡す引き継ぎ書を作るプロンプトです。定常業務と進行中の案件を分け、それぞれの状況、関係者、期限、注意点を整理します。

引き継ぎ漏れが起きやすい「暗黙のルール」や「誰に聞けばよいか」まで書き出すことで、後任者の立ち上がりを早めます。

使い方

担当している業務と案件を、思いつくまま箇条書きで入力します。後任者の経験レベルを書くと、説明の詳しさが調整されます。
引き継ぎ書は、実際に後任者と一緒に読み合わせ、分からない点をその場で追記していくと完成度が上がります。

出力例

【入力】役割:総務課で備品管理と社内イベントを担当/後任:2年目社員/期間:2週間

【出力イメージ】
進行中の案件:
| 案件 | 現状 | 次にやること | 期限 | 関係者 |
| 年末の大掃除イベント | 日程決定済み | 清掃業者へ最終人数を連絡 | 11/15 | 業者の担当:山本様 |
暗黙のルール:文房具の発注は、毎月第2水曜にまとめて行う(急ぎの場合は課長に相談)